こんにちは。
先日の記事内で、「データをPDF形式で保存して～」という話が出て来ましたので、今日はPDF形式で保存する方法をご紹介したいと思います。
PDF形式ってそもそも何？
「PDF 形式ってそもそも何なの？」
というところから確認していきましょう。
ファイルやデータ（Word や Excel で作って保存しているもの）には、拡張子（かくちょうし）という目印が自動的にくっついています。
拡張子は、「そのデータをどのソフトで開くと正しくデータを開けるか」をパソコンに伝えるためのものと思ってください。
Word には Word の目印（＝拡張子）である「.docx」が、Excel には Excel の目印（＝拡張子）である「.xlsx」が、ファイル名の後ろにくっついています。
パソコンの設定によっては、拡張子が非表示になって見えない場合があります。
そして、PDF 形式で保存したデータの拡張子は「.pdf」です。
ファイルやデータを PDF 形式で保存する、ということは、拡張子を「.pdf」の状態で保存するということです。
PDF形式で保存するメリット
どうしてわざわざ拡張子を変えて保存するのか？そこには当然理由があります。
PDF 形式で保存するメリット
PDF 形式でデータを保存するメリットは2つあります。
データの改ざんを防ぐ
1つ目のメリットは「データの改ざんを防ぐ」という点です。
次のような状況を想像してみてください。
商品の見積書を取引先に送ります。
その際、Word や Excel で作成したデータをそのまま送ってしまうと、金額をこっそり変更されてしまうかも知れません。
PDF 形式で保存したデータは、基本的に内容を変更できない状態になっている為、そういった不正を防ぐことができます。
別のソフトを使用すれば、PDF 形式のデータを変更することも可能なので、絶対ではありません。
印刷できる場所が多い・印刷が簡単
2つ目のメリットは「印刷できる場所が多い・印刷が簡単」という点にあります。
先日の記事で、ご自宅にプリンターがない場合の簡単な印刷方法についてご紹介しました。
自宅にプリンターを持っていない人が印刷をする場合、Word や Excel の状態よりも PDF の状態の方が遥かに印刷が簡単です。
更に、金額もかなり安く済みます。
お子さんの学校のプリントや町内会の資料、就職・転職活動の履歴書や職務経歴書など、安く印刷できたら家計にも優しいです。
仕事だけでなく、プライベートでも役に立ちそうな「PDF 形式」。ぜひ覚えたいですね。
PDF形式で保存する方法
それでは、Word や Excel で作成したファイルやデータを PDF 形式で保存してみましょう。
Word でも Excel でも、基本的なやり方は同じです。何かデータを準備して、一緒に操作してみてください。
Word文書をPDF形式に変更する
まず最初に、Wordで作成した文書をPDF形式で保存する方法から確認していきます。
- PDF 形式に変更したいデータを開く（または新規作成でデータを作る）
新規文書で練習する方は、Word を開き、何か適当に文章を入力してください。
既に保存してある文書で練習する方は、その文書を開いてください。
- 「名前を付けて保存」のダイアログボックスを開く
「名前を付けて保存」のダイアログボックスを開きます。
「名前を付けて保存」は、ファンクションキーの[F12]を使えば簡単でしたね。
- 保存先を決める
ダイアログボックスが開いたら、赤枠の部分で保存したい場所を選択しましょう。
その際、保存したいと思っている場所が青枠の部分に正しく表示されているかを確認するようにしてください。
保存先を正しく選んだつもりでも、きちんと選べていなくて、別の場所に保存されてしまう、ということはよくあります。
今回はドキュメントに保存します。
- ファイル名を決める
新規文書で練習している方は、何か名前を決めてください。
既に保存している文書を使っている方は、名前が付いていると思いますのでそのままで次に進みましょう。
ここでは「PDF練習」と名前を付けました。
- ファイルの種類を「PDF（*.pdf）」に変更する
ファイルの種類という項目の右端にある、ｖのような部分（青枠部分）をクリックすると、図のようにファイルの種類が一覧で表示されます。
その中から「PDF（*.pdf）」を選択しましょう。
- PDF 発行後に内容を確認するかを選択する
PDF 形式でデータを保存することを「PDF を発行する」と言います。
PDF を発行した後、内容や見た目を確認する場合は「発行後にファイルを開く」に✓（チェック）をを入れてください。
初期設定でチェックが入っていることが多いので、どちらでもいい場合はそのまま次に進んでください。
この後「保存」を選択すると、自動的にブラウザが起動し、PDF の見た目を確認することができます。
ExcelデータをPDF形式に変更する
Excel データの場合も、Word とやり方はまったく同じです。
PDF 形式に変更したい Excel データを開き、Word の手順を見ながら試してみてください。
まとめ
今回は、「PDF形式で保存する」について見ていきました。
予想よりずっと簡単だったのではないでしょうか。
PDF形式に変更して保存することができるようになると、前回の記事でご紹介した方法で安く印刷できるようになります。
- お子さんの宿題やプリントの印刷
- 在宅ワーク時の印刷
- 就職活動時の履歴書・職務経歴書の印刷
- 町内会や PTA 活動の印刷
など、少しでも安く印刷したい時に非常に役立つ知識です。
ぜひ一度試してみてください。
それではまた。
