こんにちは。
今日は、
『エクセルで作った表を簡単に1枚におさめる方法』
をやってみたけど、うまく1枚におさまらなかった時の対処方法をご紹介します。
ちなみにその記事はこちら。
この通りにやってみたけど、
- どうもうまく1枚におさまらない
- おさまったけど何か見づらい
という場合に、今回の記事がお役に立てるかも知れません。
それではいってみましょー。
データを確認する
それでは今回のデータを確認してみましょう。
途中を省略していますが、行数に注目して頂くと、128行目まである、かなり縦方向に長いデータであることがわかります。
今回も、操作確認用データを配布しています。
利用したい方は下記「ダウンロード」をクリックしてご利用ください。
「1枚におさめる確認用データ2」というファイル名のエクセルデータが、各パソコンの[ダウンロード]フォルダに入ります。
エクセルデータを開いた際、「保護ビュー」が表示された場合は下の記事を参考にご対応ください。
※スマートフォンやタブレットからのダウンロードは操作保証致しかねますので、パソコンからご利用いただくようお願いします。
印刷プレビューを確認する
それでは、実際に印刷するとどのようになるか、印刷プレビューで確認してみましょう。
データを開き、印刷プレビューを見てみてください。
- 商品名の列までしか入っていない
- 8ページに分かれている
- 5ページ目以降に3列はみ出している
ということが確認できました。
1枚におさめてみる
それでは、以前ご紹介した方法で、1枚におさめてみるとどうなるかやってみます。
記事をご覧になっていない方、やり方を確認したい方は下記の記事を参考にしてください。
印刷プレビューを確認する
印刷プレビューを確認してみると、
このような状態になっています。
確かに1枚におさまっていますが、これではデータが見えません。
データが縦方向に長すぎたため、無理やり1ページにしてしまうとこのような状態になります。
対処方法としては、
- 列（横）方向は1ページにおさめる
- 行（縦）方向はデータが見やすい枚数にする
となります。
では設定方法を確認していきましょう。
ページ数を調整する
下図の指マークのところを見ると
「ページ設定」という文字が小さく見えると思います。
ここをクリックしてください。
すると、「ページ設定」ダイアログボックスが開きます。
横と縦のページ数を設定する
「ページ設定」ダイアログボックスの、ちょうど真ん中あたりを見ると、「拡大縮小印刷」という項目があると思います。
そこで、
- 横（列方向）のページ数
- 縦（行方向）のページ数
を設定していきます。
今回は、
- 横（列方向）は1ページ
- 縦（行方向）はデータが見やすいページ数
に設定したいので、縦の数値だけを1つずつ増やし、ちょうどいいサイズになる数を探しましょう。
縦（行方向）を2にしてみる
それでは縦（行方向）の数値を「2」に変更して、結果を確認してみましょう。
「ページ設定」ダイアログボックスの「縦」を2に変更し、
「OK」を押して印刷プレビューを見てみると、
上記のような状態になりました。
最初よりは見やすいですが、まだバランスが悪い気がしますね。
先ほどと同じ手順で、縦（行方向）の数値を「3」に設定してみると、
上記の状態になり、見やすい状態になりました。
今回のような、縦（行）方向に長いデータの場合、無理に1枚におさめるよりも、数ページに分けたほうが見やすいことがあります。
その際は、今回ご紹介した手順でちょうどいいページ数を探してみてください。
それではまた。
