【挫折した人も】初心者でもわかるVLOOKUP(ブイルックアップ)関数

わかりやすいエクセル関数の解説Excel

こんにちは。
今回は、VLOOKUP(ブイルックアップ)関数について解説していきます。

VLOOKUP関数は、コンピュータサービス技能評価試験(通称:CS検定)の表計算部門2級でも必ず出題されますし、実務でもよく使う関数です。

求人情報で「エクセルができる方」という記載があった時、自分は応募して大丈夫なのか不安になった事はありませんか?

VLOOKUP関数IF関数が出来れば、そういった求人にも自信を持って応募することができます。

※IF関数について知りたい方はコチラ。

では、早速VLOOKUP関数について見ていきましょう。

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VLOOKUP関数とはどんな関数なのか

まず最初に、VLOOKUP関数の役割について見ていきます。

VLOOKUP関数は、

「ある値をもとに、その値に関連するデータを自動的に表示させる」

関数です。

具体的な例でいうと、

  • 社員番号をもとに「社員名」「所属部署」「入社年度」「年齢」を表示
  • 学籍番号をもとに「氏名」「学部」「学科」「入学年度」「年齢」を表示
  • 商品コードをもとに「商品名」「単価」を表示

といった場合に、VLOOKUP関数を使います。

VLOOKUP関数を使う理由

VLOOKUP関数を使う理由は、2つあります。

入力ミスを減らす

1つ目は、

「入力ミスを減らすため」

です。

どんなに気を付けて入力しても、人間なのでミスをします。
ミスをする確率を下げるには、手入力する部分を減らすことが大事です。

VLOOKUP関数を設定した場合、社員番号、学籍番号、商品コードを正しく入力しさえすれば、残りの情報は自動で表示され、入力ミスをすることはありません。

入力の手間を減らす

2つ目の理由は、

「入力の手間を減らすため」

です。

学籍番号、氏名、学部、学科、入学年度、年齢をすべて手入力するのは時間がかかります。
入力する学生の人数が増えれば、さらに大変になります。

そんな時VLOOKUP関数を設定しておけば、入力するのは学籍番号だけで済み、大幅な時間短縮に繋がります。

VLOOKUP関数の使い方

それでは、VLOOKUP関数の具体的な使い方を見ていきましょう。
今回は、和菓子屋さんの売上日報を例とします。

VLOOKUP関数の設定方法

VLOOKUP関数の式の立て方

VLOOKUP関数の式は

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索方法])

となっています。
「()かっこ」の中の「検索値」「範囲」「列番号」「検索方法」を、それぞれ引数ひきすうといいます。

引数(ひきすう)は、関数を正しく設定するために決められた「条件」だと思ってください。

引数の数や内容は、関数によって異なります。

検索値

最初の引数である「検索値(けんさくち)」には、データを引用するためのキーになる値を設定します。

「VLOOKUP関数とはどんな関数なのか」の項目で出した例でいうと、

  • 社員番号
  • 学籍番号
  • 商品コード

がキーになる値、すなわち「検索値」にあたります。

今回の和菓子屋さんのデータでは、「商品コード」が「検索値」です。

範囲

2つ目の引数は「範囲(はんい)」です。
「範囲」に設定するのは、「データを探しにいく表全体」です。

VLOOKUP関数を使う場合、必ずマスターと呼ばれるデータが必要です。
以下のようなデータがマスターです。

VLOOKUP関数の設定方法

この表全体を「範囲」として設定します。

このとき、「範囲」は絶対参照にしておきましょう。

今回の和菓子屋さんのデータでいうと、「商品コード」「商品名」「単価」が入力された一覧表全体が「範囲」になります。

列番号

3つ目の引数である「列番号」は、とても簡単です。

自分が知りたいこと(引用したいデータ)が「範囲」の中で左から数えて何列目にあるかを数字で入力します。

VLOOKUP関数の設定方法

今回の和菓子屋さんのデータでいうと、「商品名」を知りたいときは「2」、「単価」を知りたいときは「3」と入力します。

1列目は必ず「検索値」が入力されている列を指定します。
そのため、「列番号」で「1」と設定することはありません。

検索方法

最後の引数「検索方法」は、[]が付いています。
この[]が付いている引数は、省略可能な引数です。

ただし、VLOOKUP関数の場合は省略せず、「0」か「1」のどちらかを入力します。

0」を入力するのは「完全一致」の場合、「1」を入力するのは「不完全一致」の場合です。

検索値として設定した値と、まったく同じものを探す場合は「完全一致」、
そうでない場合は「不完全一致」を設定しましょう。

基本的にVLOOKUP関数は「完全一致」=「0」を設定する場合がほとんどです。

今回の和菓子屋さんのデータでいうと、「商品コード」とまったく同じものを探すので「完全一致=0」を設定します。

VLOOKUP関数の実践練習

では、和菓子屋さんの売上日報を使って、実際にどのようにVLOOKUP関数を使っていくかを確認します。

完成例は以下のとおりです。

VLOOKUP関数の設定方法

1つ目のデータにVLOOKUP関数を設定する

では以下のような売上日報を使って、VLOOKUP関数を設定していきましょう。

VLOOKUP関数の設定方法

1. セルD4に「=vl」と入力すると、下にVLOOKUP関数が候補として表示されます。

VLOOKUP関数の設定方法

2. この状態で「Tabキー」を押すか、マウスで青い部分をダブルクリックすると、下図のように「=VLOOKUP(」と表示されます。

VLOOKUP関数の設定方法

3. この状態になったら、数式バーの左横にある「fx」をクリックするか、「Shiftキー+F3」で関数の挿入ボックスを表示しましょう。

VLOOKUP関数の設定方法

4. 関数の挿入ボックスに、引数を設定していきます。
「検索値」の欄にカーソルが点滅していることを確認し、セルC4をクリックしましょう。

VLOOKUP関数の設定方法

5. 「Tabキー」もしくはマウスで、次の引数「範囲」にカーソルを移動します。

6. 「範囲」で選択したい表が、「関数の挿入ボックス」の下に隠れているので、赤枠の部分をクリックして「関数の挿入ボックス」のサイズを小さくします。

VLOOKUP関数の設定方法

7. 「範囲」を選択し、絶対参照に設定しておきます。
設定できたら右端の赤枠部分をクリックし、「関数の挿入ボックス」に戻りましょう。

VLOOKUP関数の設定方法

8. 「関数の挿入ボックス」に戻り、「列番号」の欄にカーソルを移動しましょう。

9. 「列番号」を数字で入力します。
今知りたいのは「商品名」なので、「範囲」の中で「商品名」が左から数えて何列目にあるか、確認して入力しましょう。

VLOOKUP関数の設定方法

10. 「関数の挿入ボックス」に戻り、「検索方法」の欄にカーソルを移動しましょう。

11. 全く同じ商品コードを探すので、「完全一致=0」を入力します。

VLOOKUP関数の設定方法

12. 「OK」をクリックし、正しい商品名が表示されているかを確認しましょう。

VLOOKUP関数の設定方法

オートフィルで式をコピーする

1つ目のセルD4にVLOOKUP関数を設定したら、セルD16まで式をコピーします。

式のコピーには、「オートフィル」という機能を使います。
以下の図を参考に、オートフィルで式をコピーしましょう。

VLOOKUP関数の設定方法

VLOOKUP関数の設定方法

単価を表示してみよう(実践練習)

同じ手順で、「単価」を表示してみましょう。

1. セルE4にVLOOKUP関数を入力し、「関数の挿入ボックス」を表示します。

2. 「検索値」「範囲」「列番号」「検索方法」をそれぞれ設定し、「OK」をクリックしましょう。

列番号は、「単価」なので「3」に変わります。

VLOOKUP関数の設定方法

3. 結果が正しいことを確認後、オートフィルで式をコピーします。

VLOOKUP関数の設定方法

売上個数を入力し売上金額を計算する

データを参考に、「売上個数」を入力しましょう。
入力できたら、「単価」と「売上個数」から「売上金額」を計算します。

VLOOKUP関数 まとめ

今回は、VLOOKUP関数の基本的な設定方法についてご紹介しました。

今回使用したデータでは、マスター(「範囲」として設定する一覧表)が同じシート上にありますが、CS検定や実務では別のシートにある場合が多いです。

最初は同じシート上で練習し、式を理解できたら別のシートにマスターを作成して練習してみましょう。

それでは、今日はこの辺で。

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